پر مشغلگی نمادین، جایگزینی برای اثربخشی در کارمندان

این رویه‌ها مانند ارسال مکاتبه‌ها، ارائه گزارش‌های هفتگی و ماهانه، ساختن اسلاید و فایل‌های مختلف، جلسات مکرر تحت عنوان‌های مختلفی مانند دپارتمان‌های تخصصی، کارگروه‌ها و جلسات هفتگی روسا و کارشناسان به شکل گیری روال و فرهنگی با عنوان «پر مشغلگی، جایگزینی برای اثربخشی»، کمک می‌کند که در نتیجه شکل گیری این فرهنگ، محیط سازمان در مقابل هر ایده مخالف یا حتی پیشنهاد اصلاح و بهبودی مقاومت نشان می‌دهد و همینطور کارمندان هم در آن به انجام کارهای تکراری و روال گونه خو می‌کنند و حس خودشکوفایی و ایده پروری در آنها را از بین می‌رود.

در نبود شاخص‌های واضح و صریح در مورد تعیین اثربخش بودن و با ارزش بودن کارها، بسیاری از کارمندان در سازمان‌ها به پرمشغلگی نمادین روی می‌آورند: انجام کار زیاد به شکلی قابل رویت!

در این سازمان‌ها، مدیران و افراد لایه‌های بالایی سازمان نیز از کارکنان خود انتظار دارند که مشغول باشند در واقع با رفتارهای خود این موضوع را اعلام می‌کنند که: اگر نشان ندهید که مشغول کار هستید، فرض خواهم کرد که کارایی و اثربخشی ندارید!

اگر به طور واقع بینانه به این موضوع نگاه کنیم متوجه می‌شویم که این موضوع متعلق به زمان‌های گذشته و در اصل برای خط تولید است نه برای کارشناسان و کارمندان سازمانی!

تولید ارزش از اطلاعات، فعالیتی است که غالباً با پر مشغلگی نمادین، جور در نمی‌آید. راهکارهایی برای جلوگیری از شکل گیری روندهای تکراری و مبارزه با حس بی میلی و عادت به کارهای کم ارزش در سازمان‌ها پیشنهاد شده است:

1- تمرکز روی عمل یا برنامه ریزی برای عمل:

اغلب مدیران پرمشغله و بی‌نظم عمده توجه‌شان را معطوف به خود عمل می‌کنند و نه برنامه‌ریزی برای آن. این در حالی است که مدیران موفق کسانی هستند که پیش از انجام هر کاری در راستای برنامه‌ریزی برای آن و شفاف‌سازی در مورد آن اقدام می‌کنند. علاوه بر این، مدیران موفق از سیاست «دو گام به پیش یک گام به پس» پیروی می‌کنند و ضمن پرهیز از عجله و شتاب‌زده عمل کردن در مورد پروژه‌های آینده، نیم نگاهی به گذشته و فعالیت‌های قبلی خود نیز دارند. یکی از عادت‌های مدیران موفق، اختصاص 5 دقیقه در هر روز به بررسی کارهایی که انجام داده یا باید انجام می‌داده و کارهایی که نباید انجام می‌داده، است. در حالی که مدیران پر مشغله بی‌توجه به گذشته و تجربیات به دست آمده، فقط در فکر اجرایی کردن برنامه‌های آینده خود هستند.

2- انجام کارها به اندازه‌ای که توان دارید:

خیلی از مدیران جوان ترجیح می‌دهند کارهای متنوع و متفاوتی را به‌طور همزمان در یک دوره زمانی کوتاه انجام دهند و فکر می‌کنند داشتن این ویژگی نشانه‌ای از پویایی و چند بعدی بودن آنهاست. اما مدیران باتجربه با این رویکرد موافق نیستند و سرشان را بیش از حد شلوغ نمی‌کنند. در واقع چند فعالیتی موجب بروز کاهش بهره وری و عدم تمرکز روی کارها خواهد شد.

3- ارزیابی اثربخشی از روی نتایج باشد نه فعالیت‌های روزمره:

مدیران و کارکنان پرمشغله عادت دارند درمورد شلوغ بودن سرشان سخن بگویند و از این طریق به دیگران بقبولانند که در حال انجام کارهای مهمی هستند و اگر یکی از کارهایشان را به درستی انجام نداده‌اند، به خاطر پر مشغله بودن‌شان است و نه به خاطر ناکارآمدی‌شان. در حالی که مدیران توانمند و لایق به جای پر حرفی و ادعا کردن به‌گونه‌ای عمل می‌کنند که عملکرد درخشان‌شان بیانگر توانایی‌ها و تلاششان باشد. علاوه بر این مدیران پر بازده دوست دارند به جای پرحرفی در مورد برنامه‌های آتی خود به اقداماتی که تاکنون برای دستیابی به آنها انجام داده‌اند، اشاره کنند و همین پیشینه است که بهترین شاخص برای پیش‌بینی عملکرد آینده آنها محسوب می‌شود.

4- آموزش مدیریت زمان به کارکنان:

مدیران و کارمندان موفق کسانی هستند که زمان را مدیریت کرده و از آن برای سنجش عملکردشان استفاده می‌کنند. مدیران پرمشغله به این ضرب‌المثل ایرلندی اعتقاد دارند که می‌گوید: «انجام دادن هر کاری بهتر از انجام ندادن هیچ کاری است.» در حالی که این تفکر کاملاً اشتباه است و انجام دادن کارهایی که ما را به اهداف ارزشمندمان نزدیک‌تر نمی‌کند، نه تنها هیچ ضرورتی ندارد، بلکه مضر و خسته‌کننده نیز هست و باعث می‌شود 24 ساعت شبانه‌روز برای بعضی‌ها کوتاه‌تر به نظر برسد و به همین دلیل آنها احساس می‌کنند دچار کمبود وقت هستند.

5- برنامه ریزی مجدد نظام انگیزشی و ارتقاء بر اساس بازدهی کارکنان

در هر حوزه ارتقاء صرفاً بر حسب یک موضوع مثل سابقه یا تحصیلات نباشد تا کارکنان متوجه شوند که کارها و رفتارهای اثربخش آن‌ها تأثیر مستقیمی در ارتقاء و پاداش و تنبیه آن‌ها دارد.

6- از دورکاری هدفمند استفاده کنید

با توجه به دوران کرونا، این پیشنهاد به طور جدی‌تری جای بررسی دارد زیرا دورکاری هدفمند به خوبی می‌تواند کارمندانی که به اصطلاح «شو» بازی می‌کنند و پر مشغلگی نمادین انجام می‌دهند را از کارکنانی که واقعاً کاری برای انجام دادن دارند مشخص کند.

7- آموزش و پیاده سازی نظام آراستگی محیط (5S)

نظام آراستگی شامل ساماندهی، نظم و ترتیب، نظافت، استانداردسازی و انضباط می‌باشد. یک میز شلوغ قطعاً نشانه‌ای از پر مشغلگی است! اگر در سازمان‌ها کارمندان به اجرای 5S وا داشته شوند دیگر نمی‌توانند میز خود را شلوغ کنند و درنتیجه مجبور به فعالیت اثربخش خواهند شد
همه این پیشنهادها در صورتی کاربردی خواهد بود که مدیران عالی سازمان‌ها ضرورت تغییر را متوجه شوند و جرأت پیاده سازی تحولاات سازمانی را داشته باشند.