زندگی مانند دوچرخه سواری است. برای این که بتوانید تعادل خود را حفظ کنید باید همیشه در حرکت باشید. انیشتین
۱۳۹۹/۱۱/۷
» اجتماعی » پر مشغلگی نمادین، جایگزینی برای اثربخشی در کارمندان
تاریخ انتشار : ۱۳۹۹/۰۸/۲۱ - ۱۲:۰۲
 کد خبر: 120880
 365 بازدید

پر مشغلگی نمادین، جایگزینی برای اثربخشی در کارمندان

عموماً در سازمان‌های دولتی کشور، تعداد کارکنانی که در هر بخش روی موضوعی کار می‌کنند بیشتر از تعدادی است که آن موضوع نیاز دارد در نتیجه مدیران برای اینکه اطمینان یابند کارمندان مشغول به کار هستند رویه‌ها و برنامه ریزی‌های میان مدتی برای انجام کارهای موازی و یکسان در بخش‌های مختلف سازمان شکل می‌دهند.

پر مشغلگی نمادین، جایگزینی برای اثربخشی در کارمندان

این رویه‌ها مانند ارسال مکاتبه‌ها، ارائه گزارش‌های هفتگی و ماهانه، ساختن اسلاید و فایل‌های مختلف، جلسات مکرر تحت عنوان‌های مختلفی مانند دپارتمان‌های تخصصی، کارگروه‌ها و جلسات هفتگی روسا و کارشناسان به شکل گیری روال و فرهنگی با عنوان «پر مشغلگی، جایگزینی برای اثربخشی»، کمک می‌کند که در نتیجه شکل گیری این فرهنگ، محیط سازمان در مقابل هر ایده مخالف یا حتی پیشنهاد اصلاح و بهبودی مقاومت نشان می‌دهد و همینطور کارمندان هم در آن به انجام کارهای تکراری و روال گونه خو می‌کنند و حس خودشکوفایی و ایده پروری در آنها را از بین می‌رود.

در نبود شاخص‌های واضح و صریح در مورد تعیین اثربخش بودن و با ارزش بودن کارها، بسیاری از کارمندان در سازمان‌ها به پرمشغلگی نمادین روی می‌آورند: انجام کار زیاد به شکلی قابل رویت!

در این سازمان‌ها، مدیران و افراد لایه‌های بالایی سازمان نیز از کارکنان خود انتظار دارند که مشغول باشند در واقع با رفتارهای خود این موضوع را اعلام می‌کنند که: اگر نشان ندهید که مشغول کار هستید، فرض خواهم کرد که کارایی و اثربخشی ندارید!

اگر به طور واقع بینانه به این موضوع نگاه کنیم متوجه می‌شویم که این موضوع متعلق به زمان‌های گذشته و در اصل برای خط تولید است نه برای کارشناسان و کارمندان سازمانی!

تولید ارزش از اطلاعات، فعالیتی است که غالباً با پر مشغلگی نمادین، جور در نمی‌آید. راهکارهایی برای جلوگیری از شکل گیری روندهای تکراری و مبارزه با حس بی میلی و عادت به کارهای کم ارزش در سازمان‌ها پیشنهاد شده است:

۱- تمرکز روی عمل یا برنامه ریزی برای عمل:

اغلب مدیران پرمشغله و بی‌نظم عمده توجه‌شان را معطوف به خود عمل می‌کنند و نه برنامه‌ریزی برای آن. این در حالی است که مدیران موفق کسانی هستند که پیش از انجام هر کاری در راستای برنامه‌ریزی برای آن و شفاف‌سازی در مورد آن اقدام می‌کنند. علاوه بر این، مدیران موفق از سیاست «دو گام به پیش یک گام به پس» پیروی می‌کنند و ضمن پرهیز از عجله و شتاب‌زده عمل کردن در مورد پروژه‌های آینده، نیم نگاهی به گذشته و فعالیت‌های قبلی خود نیز دارند. یکی از عادت‌های مدیران موفق، اختصاص ۵ دقیقه در هر روز به بررسی کارهایی که انجام داده یا باید انجام می‌داده و کارهایی که نباید انجام می‌داده، است. در حالی که مدیران پر مشغله بی‌توجه به گذشته و تجربیات به دست آمده، فقط در فکر اجرایی کردن برنامه‌های آینده خود هستند.

۲- انجام کارها به اندازه‌ای که توان دارید:

خیلی از مدیران جوان ترجیح می‌دهند کارهای متنوع و متفاوتی را به‌طور همزمان در یک دوره زمانی کوتاه انجام دهند و فکر می‌کنند داشتن این ویژگی نشانه‌ای از پویایی و چند بعدی بودن آنهاست. اما مدیران باتجربه با این رویکرد موافق نیستند و سرشان را بیش از حد شلوغ نمی‌کنند. در واقع چند فعالیتی موجب بروز کاهش بهره وری و عدم تمرکز روی کارها خواهد شد.

۳- ارزیابی اثربخشی از روی نتایج باشد نه فعالیت‌های روزمره:

مدیران و کارکنان پرمشغله عادت دارند درمورد شلوغ بودن سرشان سخن بگویند و از این طریق به دیگران بقبولانند که در حال انجام کارهای مهمی هستند و اگر یکی از کارهایشان را به درستی انجام نداده‌اند، به خاطر پر مشغله بودن‌شان است و نه به خاطر ناکارآمدی‌شان. در حالی که مدیران توانمند و لایق به جای پر حرفی و ادعا کردن به‌گونه‌ای عمل می‌کنند که عملکرد درخشان‌شان بیانگر توانایی‌ها و تلاششان باشد. علاوه بر این مدیران پر بازده دوست دارند به جای پرحرفی در مورد برنامه‌های آتی خود به اقداماتی که تاکنون برای دستیابی به آنها انجام داده‌اند، اشاره کنند و همین پیشینه است که بهترین شاخص برای پیش‌بینی عملکرد آینده آنها محسوب می‌شود.

۴- آموزش مدیریت زمان به کارکنان:

مدیران و کارمندان موفق کسانی هستند که زمان را مدیریت کرده و از آن برای سنجش عملکردشان استفاده می‌کنند. مدیران پرمشغله به این ضرب‌المثل ایرلندی اعتقاد دارند که می‌گوید: «انجام دادن هر کاری بهتر از انجام ندادن هیچ کاری است.» در حالی که این تفکر کاملاً اشتباه است و انجام دادن کارهایی که ما را به اهداف ارزشمندمان نزدیک‌تر نمی‌کند، نه تنها هیچ ضرورتی ندارد، بلکه مضر و خسته‌کننده نیز هست و باعث می‌شود ۲۴ ساعت شبانه‌روز برای بعضی‌ها کوتاه‌تر به نظر برسد و به همین دلیل آنها احساس می‌کنند دچار کمبود وقت هستند.

۵- برنامه ریزی مجدد نظام انگیزشی و ارتقاء بر اساس بازدهی کارکنان

در هر حوزه ارتقاء صرفاً بر حسب یک موضوع مثل سابقه یا تحصیلات نباشد تا کارکنان متوجه شوند که کارها و رفتارهای اثربخش آن‌ها تأثیر مستقیمی در ارتقاء و پاداش و تنبیه آن‌ها دارد.

۶- از دورکاری هدفمند استفاده کنید

با توجه به دوران کرونا، این پیشنهاد به طور جدی‌تری جای بررسی دارد زیرا دورکاری هدفمند به خوبی می‌تواند کارمندانی که به اصطلاح «شو» بازی می‌کنند و پر مشغلگی نمادین انجام می‌دهند را از کارکنانی که واقعاً کاری برای انجام دادن دارند مشخص کند.

۷- آموزش و پیاده سازی نظام آراستگی محیط (۵S)

نظام آراستگی شامل ساماندهی، نظم و ترتیب، نظافت، استانداردسازی و انضباط می‌باشد. یک میز شلوغ قطعاً نشانه‌ای از پر مشغلگی است! اگر در سازمان‌ها کارمندان به اجرای ۵S وا داشته شوند دیگر نمی‌توانند میز خود را شلوغ کنند و درنتیجه مجبور به فعالیت اثربخش خواهند شد
همه این پیشنهادها در صورتی کاربردی خواهد بود که مدیران عالی سازمان‌ها ضرورت تغییر را متوجه شوند و جرأت پیاده سازی تحولاات سازمانی را داشته باشند.


برچسب ها :
دسته بندی : اجتماعی , تله تایپ , خبر داغ , شهری , یادداشت
ارسال دیدگاه